Aunque la Ley General de Cultura (Ley 397 de 1997) en los artículos 49 a 55, hace referencia específica a los museos, la legislación colombiana no contempla una norma para la creación de estos entes.
Estas instituciones surgen por distintas motivaciones, son diversas de acuerdo con las colecciones que albergan y son promovidas por diferentes personas, ya sean naturales o jurídicas (públicas o privadas); por eso, entre otras razones, los pasos a seguir y los requerimientos para su creación difieren en cada caso.
Sin embargo, el Programa de Fortalecimiento de Museos ha establecido unos parámetros generales que permitirán, a quienes estén interesados en estos proyectos, conocer aspectos que deben tener en cuenta al momento de su creación.
7.1. Diagnóstico para formulación del proyecto
Es primordial definir el objetivo del museo, para qué se crea y qué se persigue con el mismo.
Investigar los recursos que se tienen para la creación, tanto materiales (local, colecciones, financiero), como humanos.
En la etapa inicial se debe realizar una minuciosa investigación que permita establecer cuál será la naturaleza del museo.
A manera de ejemplo, si es una comunidad la que quiere crear el museo, es recomendable que la investigación se encamine a determinar los recursos patrimoniales, culturales y naturales de la región, y que incluya los oficios, artes, labores y conocimientos tradicionales de la comunidad (medicina tradicional, música, artesanía, capacidad narrativa –literaria y oral-, pintura, escultura, culinaria y festividades, entre otras).
a) Identificar qué relación establecería el museo con otras comunidades o entidades y qué relación tiene el proyecto con planes gubernamentales o entidades privadas, grupos económicos, organizaciones sin ánimo de lucro, etc.
b) Identificar instituciones o personas interesadas en participar del proyecto.
c) Definir los servicios y productos que ofrecería el museo. Se debe tener en cuenta que el museo se propone como una entidad viva y punto de encuentro de desarrollo cultural, en este sentido es importante hacer un inventario, por ejemplo, de las actividades culturales y académicas que pueda ofrecer la entidad.
7. 2. Definición de la temática del museo
De acuerdo con las categorías científicas aceptadas internacionalmente y establecidas a partir de definiciones y clasificaciones aceptadas por la UNESCO, mencionadas anteriormente.
7.3. Constitución legal
7.3.1) Lo que le da sentido a la creación de un museo, es la colección y el tipo de historia se va a contar al rededor de ella. Para eso es imprescindible definir cómo se va a conformar, de dónde provendrán las piezas y si los propietarios de las mismas, están dispuestos a ceder los derechos y en qué condiciones. Una vez esto esté claro se debe avanzar en una investigación sobre las piezas y elaborar el guión museológico.
7.3.2) Así mismo es imprescindible definir exactamente donde va a operar el Museo, si se trata de un inmueble propio, arrendado o en comodato. De la misma manera es fundamental conocer y tener la certeza de su sostenibilidad en el corto, mediano y largo plazo y definir cuál será el personal que lo va a operar.
7.3.3) Sólo cuando lo anterior esté totalmente resuelto es cuando se considera pertinente la conformación de una entidad que le de vida jurídica al Museo. La figura tendrá que ser la de una entidad sin ánimo de lucro, que podrá ser Fundación, Corporación o Asociación y para ello es importante contar con el acompañamiento de un abogado que defina la cual de las figuras jurídicas posibles es la más adecuada. *Es importante señalar que en algunos casos las iniciativas de los museos se dan al interior de instituciones ya conformadas, para lo cual se deben seguir los criterios jurídicos de los departamentos jurídicos de las mismas.
Para dar cuerpo a la organización que estará a cargo del museo, se deben diseñar los estatutos de acuerdo con el sentido del museo, el tipo de colección y siempre teniendo en cuenta la definición de la UNSECO “Un museo es «una institución permanente, sin fines lucrativos, al servicio de la sociedad y de su desarrollo, abierta al público, y que efectúa investigaciones sobre los testimonios materiales del ser humano y de su medio ambiente, los cuales adquiere, conserva, comunica y exhibe, con propósitos de estudio, educación y deleite”
(a) La anterior definición de museo puede ser aplicada sin que surja limitación alguna a partir de la naturaleza del cuerpo directivo, el carácter territorial, la estructura funcional o la orientación de las colecciones de la institución en referencia.
(b) Además de las instituciones designadas expresamente como "museos", las siguientes también se califican como museos para los fines de esta definición:
(I) los monumentos y sitios naturales, arqueológicos, etnográficos e históricos con carácter de museo, que adquieren, conservan y comunican testimonios materiales del ser humano y de su medio ambiente;
(II) las instituciones que mantienen y exhiben colecciones de especímenes vivos de plantas y animales, tales como jardines botánicos y zoológicos, acuarios y vivaria (viveros);
(III) los centros científicos y los planetarios;
(IV) galerías sin ánimo de lucro: los institutos de conservación y las galerías de exhibición mantenidas permanentemente por bibliotecas y centros de archivo;
(V) las reservas naturales;
(VI) las organizaciones de museos a nivel internacional, nacional, regional o local, así como los ministerios y los departamentos o entidades públicas responsables de los museos, de acuerdo con la definición dada en este artículo;
(VII) las instituciones u organizaciones sin fines lucrativos que desarrollan programas de conservación, investigación, educación, entrenamiento, documentación y otras actividades relativas a los museos y la museología;
(VIII) los centros culturales y entidades que facilitan la preservación, perpetuación y administración del patrimonio cultural tangible e intangible (patrimonio vivo y actividades digitales creativas);
(IX) otras instituciones tales que el Consejo Ejecutivo, después de revisar las recomendaciones del Comité Asesor, considere que contienen algunas o todas las características de un museo, o que apoyan la labor de museos y trabajadores profesionales de museos a través de la investigación museológica, la educación o la capacitación».
No obstante, como ya se dijo todas las decisiones sobre la conformación de la colección del Museo que se pretende crear, su operatividad, análisis de viabilidad, así como la formalidad jurídica que se le quiera dar, son responsabilidad de los encargados directos de cada Proyecto, quienes en compañía de sus asesores jurídicos analizarán su oportunidad, pertinencia y el modelo jurídico más adecuado.
En tal virtud la intervención del Programa Fortalecimiento de Museos en estos aspectos, es meramente informativa y de formulación de recomendaciones, mas no de responsabilidad directa sobre las decisiones que se tomen.
7.4. Integración de la colección
Hace referencia a la adquisición de piezas y a la curaduría, aunque hay museos que no necesariamente tienen objetos.
Que según el mismo texto una “colección” se puede definir como “un conjunto de objetos materiales e inmateriales (obras, artefactos, mentefactos, especímenes, documentos, archivos, testimonios, etc.) que un individuo o un establecimiento, estatal o privado, se han ocupado de reunir, clasificar, seleccionar y conservar en un contexto de seguridad para comunicarlo, por lo general, a un público más o menos amplio. Para constituir una verdadera colección es necesario que el agrupamiento de objetos forme un conjunto relativamente coherente y significativo”. De igual manera “no sólo se considera pertinente cuando es definida en relación con la documentación que se le adjunta, sino también por los trabajos de investigación que la determinan, por tanto una colección es considerada como reunión de objetos que conservan su individualidad y se agrupan de manera intencional según una lógica específica. Esa reunión de objetos engloba tanto a las colecciones de mondadientes reunidas por tal o cual maniático como a las colecciones tradicionales de los museos. Cada una de ellas constituye, por igual, un conjunto de testimonios, de recuerdos o de experiencias científicas”.
con ISBN : 978-2-200-25399 Armand Colin, 2010, que contó con la participación del Comité internacional de Museos – ICOM, “El término “museo” puede designar tanto a la institución como al establecimiento o lugar generalmente concebido para proceder a la selección, el estudio y la presentación de testimonios materiales e inmateriales del individuo y su medio ambiente”.
7.5. Funciones museológicas
A cargo de tres unidades de trabajo así:
a) Unidad de investigación: Guía el discurso de las exhibiciones, la documentación contextual y el material gráfico y audiovisual. Sugiere la actualización de colecciones. Es la unidad encargada de elaborar los guiones científico - museológico y museográfico.
b) Unidad de preservación: Encargada de las labores de conservación, restauración, almacenaje, documentación y registro de las colecciones.
c) Unidad de comunicación: Se refiere al equipo humano y técnico que permita la divulgación de exhibiciones temporales y permanentes, programas educativos, relaciones públicas, actividades culturales, publicaciones, etc.
7.6. Montaje de objetos - museografía
Alternativas de montaje.
7.7. Actividades educativas
Diseño de actividades didácticas y de apoyo.
7.8. Estrategias de financiación
Garantizar que la sostenibilidad del proyecto no dependa de una sola fuente de ingresos.
7.9. Diseñar estrategias de evaluación y seguimiento
Es importante implementar mecanismos que logren reorientar el trabajo museológico para integrar cambios en la práctica museológica y evaluar periódicamente el desempeño e impacto de la misión del museo.